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                    强化施工企业合同管理进一步完善项目法施工

                      发布时间:2009/12/16 16:29:40 点击数:
                    导读: 项目法施工作为施工企业改革的重大举措,在几年的实践中取得了丰富的成果,同时也揭示了不少值得重视和继续深入探索的问题,其中,如何加强施工企业合同管理,巩固和扩大项目法施工成果,进一步完善项目法施工,就是…

                      项目法施工作为施工企业改革的重大举措,在几年的实践中取得了丰富的成果,同时也揭示了不少值得重视和继续深入探索的问题,其中,如何加强施工企业合同管理,巩固和扩大项目法施工成果,进一步完善项目法施工,就是一个十分重要和紧迫的问题。
                      一、合同管理是项目法施工的重要内容
                      基本建设项目实行招标承包制,为把施工企业推向市场创造了外部条件;项目法施工的实施,推动了施工企业以市场为导向,走“一业为主,多元经营”的路子,在频繁的经济活动中施工企业要维护自身的合法利益,调整与企业内部和社会各方面的关系,保证各项目标的实现,就必须运用经济合同手段。因此,加强合同管理也就十分自然地摆上了企业管理的重要议事日程。
                      (一)合同管理是从项目投标开始到项目终结全过程的管理。施工企业从承揽工程项目到项目承包施工的全过程,就是合同管理的全过程。从工程招标开始,施工企业就必须响应招标文件,按业主提供的标书及相应的合同条款(包括在规定时限内发出的补充文件),编制投标书,否则业主就不准予投标;中标后,施工企业又必须根据邀约条件及工程项目的具体特点和要求签订施工承包合同;实施施工的全过程(从开工到竣工),就是履行承包合同的全过程。在整个过程中,施工企业与业主,与各分包单位,与企业内部和社会各方面的责、权、利关系都以经济合同为纽带,把相关各方联结成一个整体,在实现共同的工程建设目标的基础上,实现各自的目标。
                    项目法施工强调以施工项目管理为重心,以经济合同为手段,以承包为龙头,通过生产要素的优化组合,全面实现合同目标。施工企业能否主动全面地履行合同,加强项目施工全过程的合同管理,充分运用经济合同这种有效的经济法律行为,调整内外各方面的经济关系,使其协调一致,是能否实现合同目标关键的因素之一。
                      (二)合同管理是施工企业多元经济结构成功运行的根本保证。项目法施工要求以后方基地为依托,构造和发展“一业为主,多元经营”的新型企业。企业多元经济必然带来多形式、多结构、多层次和多途径的经营管理格局,经济关系纵横交错。经济合同作为一种有效的法律形式,是约束相关各方面的行为,划分各方面的利益,界定各方面关系的必不可少的重要手段。
                      (三)合同管理是提高效益的重要手段。项目法施工把“生产第一,效率优先”摆在突出的位置,其目的就是要千方百计维护建筑市场秩序,使工程项目缩短工期,保证质量,降低成本,提高投资者、企业和社会的共同效益。这就在客观上要求用一种法律形式把业主、企业和社会各方面的意志和行为统一到一个共同利益目标上来。经济合同是具有法律效力的连结纽带,是结合各方成为一个有机整体的粘合剂,是促使各方实现共同的利益目标的重要手段和催化剂。只有用经济合同约束各方,才能在达成共同的目标——缩短工期,保证质量和安全,降低成本的基础上,实现各自的目标,从而达到共同提高效益的目的。
                      二、施工企业的合同管理
                      推行项目法施工以来,施工企业合同管理的组织形式、内容和制度等 方面的问题,已议论不少,这是十分必要的。笔者认为,只有在充分认识项目法施工中施工企业合同管理的基本特点,并结合企业自身特点和管理要求,建立与之相适应的管理组织、制度和手段,才能充分发挥出合同管理的作用和效益。
                      (一)施工企业合同管理的特点。工程项目施工是施工企业的主业,施工企业合同管理的重点理应是对施工项目承包合同的管理。其特点主要包括五个方面:一是合同标的(项目)是以独立的工程项目为中心,在总包合同基础上派生出分包合同和与之相关的分部、分项等内包合同。施工企业作为项目总承包商,有许多相互独立的项目承包合同及与此相关联的分包和内包合同,因此,具有多结构、多层次的合同管理特点。二是施工项目点多、面广、战线长、高度分散,合同标的涉及范围宽、内容复杂而且金额巨大。三是具有明显的地域性和行业特征,即项目所处的地区和行业不同,其邀约条件也有突出的差异。四是工程承包合同具有严格的计划性,合同一经订立,其劳力、资金、材料和设备等要素必须按计划到位,否则就会影响合同的全面履行。五是国内工程承包合同往往具有不平等的单方面约束性,即只约束承包商,面对发包者(业主)的约束软化。综合这些特点,构成了施工企业在合同管理上范围广、跨度大、层级多、难度大和对合同管理人员素质要求高等突出特点。
                      (二)施工企业合同管理的基本条件及要求。根据上述特点,施工企业要实行有效的合同管理和控制,必须具有以下三个方面的基本条件和要求。
                      1、建立统一的自上而下的经济合同管理系统。企业内部各核算单位和机关各职能部门,不可避免地要涉及各类经济合同,这就要求有一批精通业务、具有相关知识和管理才能的合同管理人员,在企业合同管理部门的组织领导下,从招标到合同谈判、签约、履约直至合同终止的全过程参与管理。施工企业除工程承包合同这个主体及其与之相关的各类合同外,还要涉及到其它业务范围的购销、租赁、借贷、加工等方面的合同,如果没有统一的组织管理和具有较高素质的各级合同管理人员的共同参与,各单位、各部门各行其事,不仅会引起合同纠纷,而且还可能给企业带来经济损失。
                      2、形成规范有序的合同管理制度。企业合同管理部门要把各单位、各部门的合同管理机构和人员有效地组织起来,形成一个管理网络,就必须凭借严格的管理制度,规范各级各类合同管理,其内容应该包括从合同的信息收集、处理、决策、授权、谈判、审查(含会审、汇签)、订立、履行到合同终止全过程的全部管理活动。
                    3、建立健全合同管理保证体系。合同管理保证体系应包括合同管理全过程中两个时期、三个主要阶段的内容。
                      形成合同时期:投标——签订承包合同
                      (1)投标阶段,其主要任务是全面分析、充分理解招标文件,响应招标文件,编好投标书,争取中标。因此,应建立“两筹划、两审查”制度予以保证。一是投标报价策略和投标书编制原则的策划和法人审批制,以把握投标的总体原则和方向。二是施工组织设计和报价具体方案的策划和法人审批制,以保证投标书的施工组织设计优化,报价合理,并具有一定的竞争能力。
                      (2)中标后签订施工承包合同。这阶段的根本任务是签订一个既有利于企业,又有利于工程建设的承包合同。合同管理体系应能确保提供对合同文本和条款进行全面分析、研究、审查、谈判和签订合同的总体思想、战略部署和操作方案。合同谈判班子应有业务权威性和业务代表性(包括技术、经济、法律、写作等方面),以保证谈判过程中对各类业务事项和突发事件的迅速反应和决策,从而签订一个完整的能保证企业根本利益的承包合同。
                      履行合同时期:项目开工——项目终结
                      (3)合同的实施,是全面履行合同,创造管理效益,提高企业信誉的关键环节。它包括项目开工到竣工,合同实施到终止的全部过程。其主要任务是全面实施合同,建立实施、监督、追踪和反馈信息等保证体系,全面落实合同标的,实现合同目标。其具体要求:一是企业合同管理部门要根据承包合同的具体内容和管理要求组织各相关单位、部门和项目的合同管理人员制定实施计划,提出不同管理阶段的任务和目标,进行全面宏观监控;二是建立以项目合同班子为主的定期检查,报告制度;三是及时处理好履约过程中出现的各种情况和问题,如合同实施偏离的原因和措施、合同纠纷、索赔与反索赔、合同的补充、变更和解除等;四是与合同相关的文件资料的收集、整理、综合、分析等制度,为履行合同和合同终止后的资料归档提供完备、准确的依据。
                      (三)适应项目法施工的合同管理模式。合同管理是一门专门科学,是企业管理的一项重要职能,它与计划、组织、成本和技术、质量、安全等管理具有同等重要的地位。项目法施工作为一种新型的企业管理模式在施工企业的全面推行,客观上要求有一种能适应这种管理模式,完全不同于旧的计划经济管理模式的合同管理新模式。总结借鉴我局及其它企业几年来合同管理的实践经验,结合施工企业合同管理的特点、基本条件和要求,笔者认为,建立以企业合同管理部门为中心,以项目合同管理部门为重点,各级相关职能部门紧密配合,分兵把关的多功能、全方位的合同管理组织、管理制度和实行分阶段的梯度合同管理是一种有效的管理模式。
                      1、合同管理阶段的划分。阶段、梯度的划分要适应管理组织结构、管理跨度和管理重点的要求,可以因企业和项目的情况不同而异。我局把合同管理全过程划分为:投标(议标),包括投标书的编制及投标全过程;中标后的合同谈判和签约;履约,即实施合同、工程竣工交付使用;合同终止后企业内部的项目终结审计,四个不同梯度的阶段。
                      2、各阶段合同管理的职能划分。
                      (1)投标(议标)阶段,以企业合同管理部门为主,收集、处理(分析、综合)信息(含现场考察),提出是否投标(议标)的意见,如决定投标,还要制定投标(议标)策略和投标书编制原则,为法人决策提供依据,并负责投标书的编制和投标等工作。
                      (2)签订合同阶段,仍以企业合同班子为主,并考虑签约后的合同实施,应尽量使项目合同班子直接参加到合同谈判的过程中,对交由各工程处直接承揽和承担的中小项目的合同,则尽量让工程处及处属项目合同管理人员直接参与,企业合同班子予以指导,以利于合同管理的连续性。
                      (3)履行合同阶段,以项目合同班子为主,对合同实施全过程进行管理,其内容包括合同实施过程中的计划、组织、协调、检查、处理和报告,使合同管理发挥出应有的经济效益。企业合同管理班子,则从宏观调控的角度对管理过程中出现的各种问题及时予以指导、协调和改进(包括生产要素的合理配置,公共关系的协调等)。这个阶段,由于管理跨度较大(企业—项目—作业队或班组),过程较长(开工—竣工交付使用),以项目微观管理为重点的企业宏观总体调控必须加强,二者紧密结合,反馈信息及时,处理迅速得当,是提高合同管理效果,全面实现合同目标,增强企业信誉的根本保证。
                      (4)项目终结审计,是企业和项目总结经验教训,展示经营管理成果阶段。由企业合同管理班子组织以企业审计、财务和经营管理为主的审计班子对项目进行审计,同时企业和项目的工程技术、质量安全、物资设备等部门密切配合,全面总结项目合同实施过程中的经验教训,提出改进意见,与审计结论同时报企业批准公布,至此,项目及合同管理终结。
                      3、其它经济合同管理。诸如购销、租赁、借贷、加工等经济合同,以及企业和项目内部的分包合同,则以单位、项目和部门为基础,分兵把守,企业合同管理部门对类似各级各类合同进行综合指导,分类管理,以保证企业整体利益和经济合同的全面顺利履行。
                       综上所述,合同管理是企业管理的重要组成部分,是项目法施工的重要内容,精心组织和管理不仅能创造较高的经济效益,而且还将通过合同目标的全面实现,提高企业的信誉和知名度,从而产生巨大的社会效益,使项目法施工走上良性循环的轨道。

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